Funkcija praćenja usklađenosti ključna je za osiguranje da pravna osoba posluje u skladu s zakonodavnim okvirima i internim pravilnicima. Ova funkcija uključuje niz važnih aktivnosti koje pomažu u prepoznavanju, upravljanju i smanjenju rizika usklađenosti.

Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske u točki 7. detaljno opisuju poslove funkcije praćenja usklađenosti.

U nastavku su opisani ključni poslovi funkcije praćenja usklađenosti prema Smjernicama:

1. Utvrđivanje, procjena i praćenje rizika usklađenosti

Osnovna zadaća funkcije praćenja usklađenosti je identificirati, procijeniti i pratiti rizike usklađenosti s kojima se pravna osoba može suočiti. Da bi to učinili, službenici za usklađenost trebaju:

• Poznavati organizaciju i poslovanje: Razumijevanje strukture organizacije, internih akata i poslovnih aktivnosti.
• Poznavati zakonodavni okvir: Praćenje nacionalnih, europskih i međunarodnih propisa koji utječu na poslovanje.
• Analizirati usklađenost: Ocjenjivanje kako interni procesi i aktivnosti odgovaraju zakonskim zahtjevima i drugim izvorima prava.
• Procijeniti i pratiti rizike: Uspostaviti sustav za redovito praćenje i ažuriranje procjene rizika na temelju novih propisa i poslovnih promjena.

2. Upravljanje rizikom usklađenosti

Procjene rizika trebaju biti temelj za planiranje rada funkcije praćenja usklađenosti. Ključne aktivnosti uključuju:

• Obavještavanje uprave: Informiranje o procijenjenim rizicima i neusklađenostima.
• Suradnja s kontrolnim funkcijama: Razmjena informacija i koordinacija s revizorima i drugim kontrolnim funkcijama.
• Davanje preporuka: Predlaganje mjera za ispravljanje nepravilnosti i smanjenje rizika.
• Učešće u izradi politika: Sudjelovanje u razvoju internih akata i procedura.
• Osposobljavanje: Provođenje edukativnih programa za zaposlenike.

3. Osposobljavanje i savjetovanje

Učinkovitost funkcije praćenja usklađenosti ovisi o pravom osposobljavanju:

• Redovito osposobljavanje: Periodična i izvanredna obuka zaposlenika u skladu s promjenama u zakonodavstvu i poslovanju.
• Savjetovanje: Pružanje podrške zaposlenicima u svakodnevnim poslovnim aktivnostima i savjetovanje o primjeni propisa.
• Prethodna provjera: Osiguranje da pravni poslovi budu usklađeni s propisima prije njihove realizacije.

4. Uspostavljanje etičkih standarda i mehanizama za prijavu nepravilnosti

Funkcija praćenja usklađenosti također igra ključnu ulogu u uspostavljanju i održavanju etičkih standarda:

• Promicanje etičkih standarda: Osiguranje da organizacija slijedi etičke smjernice i upravljanje sukobima interesa.
• Mehanizmi za prijavu nepravilnosti: Uspostavljanje kanala za prijavu nepravilnosti i zaštitu prijavitelja, u skladu s relevantnim zakonodavstvom.

5. Uspostavljanje antikorupcijskog programa i mjera

Antikorupcijski programi su ključni za integritet organizacije:

• Razvoj antikorupcijskog programa: Uključuje kreiranje i implementaciju mjera koje sprječavaju korupciju.
• Standardi i politike: Postavljanje jasnih antikorupcijskih pravila i politika nulte tolerancije prema korupciji.
• Praćenje i evaluacija: Redovita procjena učinkovitosti antikorupcijskog programa i prilagodba na temelju najboljih međunarodnih praksi.

Preporuke i najbolje prakse za izradu antikorupcijskih politika

Kod kreiranja antikorupcijske politike i definiranja mjera za borbu protiv korupcije, Smjernice za praćenje usklađenosti preporučuju slijediti najbolje međunarodne prakse kako bi se osigurala učinkovita zaštita integriteta i transparentnosti organizacije te u ovom kontekstu navode priručnik OECD-a za službenike za usklađenost, “Razvijanje antikorupcijskih programa u državnim poduzećima” (engl. “Developing Anti-Corruption Programmes in State-Owned Enterprises – Manual for Compliance Officers in Croatia and Serbia“)

Funkcija praćenja usklađenosti ne samo da pomaže u identificiranju i upravljanju rizicima, već i osigurava da organizacija posluje u skladu s etičkim standardima i zakonodavnim zahtjevima. Time doprinosi dugoročnom uspjehu i održivosti poslovanja.

---

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.

Za sve informacije slobodno nas kontaktirajte putem kontakt forme ili na telefon ++385 1 3862 961.