U današnjem kompleksnom poslovnom okruženju, pravne osobe sve češće se odlučuju za djelomično izdvajanje funkcije praćenja usklađenosti kako bi unaprijedile svoju učinkovitost i upravljanje rizicima. Ovaj pristup omogućava angažiranje vanjskih pružatelja usluga za obavljanje određenih zadaća, no zahtijeva pažljivo razmatranje i provedbu ključnih smjernica kako bi se osigurala dosljedna usklađenost s propisima.

U nastavku donosimo pregled najvažnijih aspekata koje pravne osobe trebaju uzeti u obzir pri donošenju odluke o eksternalizaciji funkcije praćenja usklađenosti.

Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske u točki 5.3 navode preporuke vezane za mogućnost izdvajanja (eksternalizaciju) funkcije praćenja usklađenosti:

1. Postavljanje smjernica i odgovornosti

Pravne osobe mogu odlučiti djelomično izdvojiti funkciju praćenja usklađenosti ako procjene da će im to pomoći u postizanju boljih rezultata. Međutim, čak i kada se angažira vanjski pružatelj usluga, pravna osoba mora osigurati da svi zahtjevi koji se odnose na funkciju praćenja usklađenosti ostanu ispunjeni. To uključuje imenovanje barem jednog zaposlenika za službenika za usklađenost, koji će biti odgovoran za nadzor nad izdvojenim funkcijama i upravljanje rizicima.

2. Dubinska analiza prilikom odabira vanjskog pružatelja usluga

Prije nego što pravna osoba odluči angažirati vanjskog pružatelja usluga, treba provesti dubinsku analizu kako bi osigurala da izabrani pružatelj ima sve potrebne resurse, stručnost i pristup relevantnim informacijama. Ova analiza trebala bi obuhvatiti prirodu, opseg, složenost i rizik zadaća koje se izdvajaju. Cilj je osigurati da vanjski pružatelj može učinkovito obavljati zadaće u skladu s primjenjivim propisima i smjernicama.

3. Kontrola i nadzor nad izdvojenim funkcijama

Nakon što se funkcija praćenja usklađenosti djelomično izdvoji, važno je da pravna osoba zadrži kontrolu nad tim funkcijama i upravlja povezanim rizicima. Vanjski pružatelj usluga mora trajno obavljati svoju funkciju, a pravna osoba treba redovito pratiti kvalitetu i količinu pruženih usluga. Više rukovodstvo pravne osobe odgovorno je za trajni nadzor i može imenovati službenika za usklađenost ili drugu osobu koja će nadzirati izdvojene funkcije.

4. Održavanje odgovornosti unutar grupe

Ako pravna osoba djelomično izdvoji funkciju praćenja usklađenosti unutar grupe, odgovornost za te zadaće ne smije biti smanjena. Centralizirana funkcija praćenja usklađenosti može donijeti koristi kao što su bolji pristup informacijama i veća učinkovitost, no važno je da sve strane u grupi i dalje ispunjavaju svoje obveze u pogledu usklađenosti.

5. Očuvanje kvalitete i neovisnosti

Pravne osobe koje odluče djelomično izdvojiti funkciju praćenja usklađenosti moraju osigurati da ovaj proces ne umanji kvalitetu i neovisnost funkcije, ne stvori nepotrebne operativne rizike, ne naruši aktivnosti unutarnjih kontrola niti ugrozi sposobnost upravljanja rizikom usklađenosti.

6. Kontinuitet u slučaju raskida ugovora

U slučaju da dođe do raskida ugovora s vanjskim pružateljem usluga, pravna osoba mora osigurati kontinuitet funkcije praćenja usklađenosti. To se može postići prijenosom funkcije unutar same pravne osobe ili angažiranjem drugog vanjskog pružatelja usluga.

Djelomično izdvajanje funkcije praćenja usklađenosti može donijeti značajne prednosti, no zahtijeva pažljivo planiranje i stalnu pažnju kako bi se očuvala učinkovitost i usklađenost s propisima. Razumijevanje i primjena ovih smjernica ključni su za uspješno upravljanje usklađenošću u današnjem poslovnom okruženju.

---

Osigurajte usklađenost poslovanja uz našu podršku u implementaciji i eksternalizaciji funkcije praćenja usklađenosti.

Kontaktirajte nas za rješenja implementacije i eksternalizacije.