
- 16 kol 2024
- Dr.sc. Silvija Vig
- Uncategorized
- Comments: 0
U lipnju 2024. godine Ministarstvo financija donijelo je Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske kako bi olakšali implementaciju funkcije usklađenosti u državnim poduzećima od iznimnog interesa za RH.
Funkcija praćenja usklađenosti poslovanja podrazumijeva sve poslove koji se odnose na usklađivanje funkcioniranja i poslovanja Pravne osobe s pravnom regulativom i internim aktima, procjene rizika u funkcioniranju i poslovanju Pravne osobe, brigu o provođenju dobre poslovne prakse te sprječavanje sukoba interesa i koruptivnih radnji.
Smjernice između ostalog definiraju načelo proporcionalnosti kojeg bi se trebale pridržavati pravne osobe prilikom implementacije funkcije praćenja usklađenosti, navode odgovornosti višeg rukovodstva i zaposlenika, definiraju interne akte koje je potrebno izraditi, ističu važnost izrade godišnjih planova kao i sastavljanja godišnjih izvješća koje potrebno dostaviti upravi i nadzornom odboru. Što točno znače navedeni pojmovi, definirano je u nastavku.
Što znači načelo proporcionalnosti u funkciji praćenja usklađenosti?
Pravne osobe trebaju pažljivo razmotriti koje su organizacijske mjere i resursi najprikladniji za osiguravanje trajnog i učinkovitog praćenja usklađenosti u njihovom specifičnom kontekstu. To se postiže primjenom načela proporcionalnosti, koje uzima u obzir sljedeće čimbenike: rizike unutar organizacijske strukture, veličinu i unutarnju organizaciju, broj zaposlenika, prirodu, opseg i složenost poslovanja, pripadnost grupi, te druge relevantne kriterije.
Prema tome, pravne osobe trebale bi imati barem jednog zaposlenika ili zasebnu organizacijsku jedinicu koja će isključivo obavljati poslove praćenja usklađenosti. Složene organizacije i velike pravne osobe trebaju ovu funkciju uspostaviti kao zasebnu jedinicu.
Međutim, za manje pravne osobe, kao što su mikro, mali ili srednji poduzetnici s manje složenim poslovnim procesima, takva organizacija može biti prevelik teret. U takvim slučajevima, prema načelu proporcionalnosti, poslovi praćenja usklađenosti mogu se povjeriti osobi ili jedinici koja obavlja druge srodne poslove, pod uvjetom da ne postoji sukob interesa između odgovornosti za praćenje usklađenosti i drugih poslova.
Koja su odgovornosti višeg rukovodstva i zaposlenika u praćenju usklađenosti?
Uprava je odgovorna za uspostavu i održavanje funkcije praćenja usklađenosti, osiguravajući da ona može djelovati učinkovito, trajno i neovisno. Ključne obveze uključuju uspostavu potrebnih mjera i postupaka, osiguravanje resursa te omogućavanje neovisne komunikacije s nadzornim tijelima.
Više rukovodstvo igra ključnu ulogu u promicanju kulture usklađenosti unutar organizacije, u skladu s najboljim praksama korporativnog upravljanja. Također, pružaju potporu funkciji praćenja usklađenosti i osiguravaju da cijela organizacija bude upoznata s relevantnim propisima i smjernicama.
Svi zaposlenici trebaju sudjelovati u programima osposobljavanja, dosljedno primjenjivati interne mjere i surađivati s funkcijom praćenja usklađenosti kako bi se učinkovito upravljalo rizicima.
Kako procijeniti učinkovitosti upravljanja rizikom usklađenosti?
Uprava i nadzorni odbor trebaju najmanje jednom godišnje procijeniti učinkovitost upravljanja rizikom usklađenosti u organizaciji. Ova procjena uključuje analizu ustroja funkcije praćenja usklađenosti, radnog plana, godišnjeg izvješća, te stručnosti i učinkovitosti službenika za usklađenost. Na temelju tih rezultata, uprava može predložiti potrebne promjene u organizaciji, uključujući prilagodbe u funkciji praćenja usklađenosti ili zapošljavanje novih službenika. Cilj je osigurati da organizacija učinkovito upravlja rizicima usklađenosti.
Što je interni akt za funkciju praćenja usklađenosti?
Pravne osobe trebaju internim aktom urediti organizaciju i obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti. Ovaj akt može uključivati pitanja poput organizacijskog ustroja, mjera za osiguranje neovisnosti i učinkovitosti, ovlasti funkcije praćenja usklađenosti, te osposobljenost i prava pristupa potrebnim resursima. Interni akt također treba definirati sustav planiranja i izvješćivanja.
Treba li izraditi godišnji plan rada funkcije praćenja usklađenosti?
Funkcija praćenja usklađenosti trebala bi izraditi godišnji plan rada koji odražava procjenu rizika usklađenosti. Ovaj plan, kojeg odobrava uprava uz suglasnost nadzornog odbora, uključuje popis planiranih poslova, područja poslovanja koja će biti obuhvaćena, i vremenske okvire za provedbu. Uprava treba osigurati pravovremenu dostavu informacija o organizacijskim promjenama kako bi funkcija praćenja usklađenosti mogla adekvatno prilagoditi svoj plan.
Treba li sastaviti godišnje izvješće o radu funkcije praćenja usklađenosti?
Funkcija praćenja usklađenosti treba svake godine sastaviti izvješće koje detaljno analizira provedbu godišnjeg plana rada, obavljene poslove i popis planiranih, a neizvršenih poslova i razloge neizvršenja plana neizvršene zadatke, te ključne nalaze i slučajeve neusklađenosti. Izvješće uključuje opće ocjene o usklađenosti organizacije s propisima i učinkovitosti upravljanja rizikom. Ovo izvješće se dostavlja upravi i nadzornom odboru, a po potrebi se mogu izrađivati i ad hoc izvješća kada to zahtijevaju okolnosti konkretnog slučaja (npr. uočavanje značajnih nepravilnosti ili nezakonitosti koje je potrebno žurno otkloniti).
CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.
Za sve informacije vezano za individualne certifikacije, implementaciju, provedbu GAP analize, reviziju ili eksternalizaciju funkcije praćenja usklađenosti, slobodno nas kontaktirajte putem kontakt forme ili na telefon ++385 1 3862 961.