U lipnju 2024. godine Ministarstvo financija donijelo je Smjernice za funkciju praćenja usklađenosti poslovanja u pravnim osobama u većinskom vlasništvu Republike Hrvatske kako bi olakšalo državnim poduzećima od iznimnog interesa za RH implementaciju funkcije praćenja usklađenosti

Smjernice u nekoliko točaka navode da pravne osobe trebaju uspostaviti mehanizme kako bi se osigurala učinkovita razmjena informacija između funkcije praćenja usklađenosti i drugih kontrolnih funkcija (primjerice unutarnje revizije i upravljanja rizikom), kao i komunikacija i razmjena informacija s unutarnjim i vanjskim revizorom.

Iako Smjernice ne definiraju točne mehanizme koje bi pravne osobe trebale uspostaviti, u ovom članku navest ćemo nekoliko preporuka koje pravne osobe mogu uvesti kako bi razmjena informacija između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije bila učinkovitija.

Kako bi se uspostavili učinkoviti mehanizmi između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije u državnim poduzećima u Republici Hrvatskoj, moguće je uspostaviti sljedeće korake:

1. Definiranje uloga i odgovornosti

Prije svega potrebno je jasno definirati uloge i odgovornosti svake funkcije. Funkcija praćenja usklađenosti treba se fokusirati na praćenje pridržavanja zakonskih i regulatornih zahtjeva, dok unutarnja revizija provodi ocjene učinkovitosti kontrola, procjene rizika i usklađenosti internih politika s vanjskim zakonskim i regulatornim obvezama.

2. Razvoj zajedničkih politika i procedura

Razviti politike i procedure koje će jasno opisati način suradnje između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije važan je korak. Takve politike trebale bi uključivati protokole za razmjenu informacija, koordinaciju aktivnosti i protok informacija vezan za ključna pitanja.

3. Redoviti sastanci i komunikacija

Redoviti sastanci između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije mogu poboljšati komunikaciju. Takvi sastanci mogu uključivati razmjenu informacija o trenutačnim projektima, rizicima i nalazima koji se odnose na usklađenost i kontrolu.

4. Koordinacija planiranja i izvještavanja

Važno je planirati aktivnosti i izvještavanje između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije. Planirane interne revizije i planovi praćenja usklađenosti mogu umanjiti mogućnost dupliciranja poslova ali i povećati sveopću učinkovitost.

5. Razmjena informacija i izvještaja

Uspostavljen sustav za razmjenu informacija i izvještaja može osigurati da obje funkcije imaju pristup relevantnim podacima i izvještajima koji su potrebni za obavljanje njihovih funkcija.

6. Edukacija i obuka

Pravne osobe trebaju osigurati provedbu edukacija za članove obje funkcije kako bi razumjeli ulogu i aktivnosti jedni drugih. To može poboljšati suradnju i razumijevanje između funkcija. Za oba dvije funkcije na tržištu postoje akreditirane certificirane edukacije; za funkciju praćenja usklađenosti – Certified ISO 37301 Compliance Management Systems – Lead Implementer i za provedbu interne revizije funkcije usklađenosti – Certified ISO 37301 Compliance Management Systems – Lead Auditor.

Smjernice u točki 5.2 navode da prilikom zapošljavanja Službenika za funkciju praćenja usklađenosti prednost se može dati kandidatima koji su prošli odgovarajuću obuku za obavljanje poslova funkcije praćenja usklađenosti, te navode da trebaju imati mogućnost redovitoga stručnog obrazovanja i usavršavanja.

Više o kvalifikaciji, stručnosti i iskustvu službenika za usklađenost pročitajte u blogu.

7. Upotreba tehnologije

Implementacija tehnoloških rješenja, poput zajedničkih platformi za upravljanje dokumentima i komunikacijom, može olakšali razmjenu informacija i poboljšati suradnju.

8. Dokumentiranje i praćenje

Dokumentiranje svih procesa i aktivnosti povezanih sa suradnjom između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije, uključujući zapisnike sastanaka, izvještaje o kontinuirajućem poboljšanju i bilo kakve preporuke ili akcijski planovi, mogu poboljšati mehanizme razmjene informacija.

9. Potpora uprave

Osigurati da uprava poduzeća podržava i potiče suradnju između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije jedan je od ključnih koraka jer se na taj način osigurava da obje funkcije dobiju potrebne resurse, stalnu podršku i jasne smjernice.

Implementacija ovih koraka može značajno poboljšati učinkovitost i koordinaciju između funkcije praćenja usklađenosti i unutarnje revizije, čime se osigurava bolje upravljanje rizicima i usklađenost s regulativama.

---

CODUPO Compliance – Vaš pouzdani partner u praćenju usklađenosti.

Za sve informacije slobodno nas kontaktirajte putem kontakt forme ili na telefon ++385 1 3862 961.